Por que a conta não fecha sozinha
Todo mundo tem a mesma jornada. Oito horas por dia, cinco dias por semana, o mesmo calendário.
Só que o trabalho não se distribui pelas horas disponíveis. Ele se distribui por quem entrega. Quem resolve rápido recebe mais. Quem nunca reclama recebe mais. Quem domina o assunto crítico vira o gargalo de tudo que passa por ali.
É acúmulo silencioso. Ninguém decidiu sobrecarregar aquela pessoa. Cada tarefa individualmente fazia sentido para ela.
O que a soma revela
Quando você olha função por função, cada uma parece razoável. Quando você soma por pessoa, aparece isto:
Marina está com 142% do tempo dela comprometido. Isso significa que ela ou trabalha além da jornada, ou algo não está sendo feito, ou a qualidade caiu em algum lugar que ninguém mediu ainda.
E Thiago está com menos da metade. Provavelmente não porque não quer, mas porque as coisas foram parar em quem já estava resolvendo.
O que a barra não conta
A ocupação mede tempo alocado em funções mapeadas. Ela não vê três coisas que pesam bastante.
O trabalho invisível. Quem sempre ajuda os outros, responde as dúvidas do time, resolve o problema urgente que ninguém previu. Isso não está em nenhuma lista, mas consome o dia.
A carga mental. Ser o único que sabe fazer algo é peso mesmo quando não se está fazendo. É o que impede a pessoa de tirar férias tranquila.
A dificuldade. Duas horas de trabalho repetitivo e duas horas de decisão difícil ocupam o mesmo espaço na planilha e não cansam igual.
O que fazer com quem está acima de 100%
A primeira reação costuma ser tirar trabalho. Às vezes é isso mesmo, mas nem sempre a conversa começa aí.
Confirme com a pessoa. A sobrecarga é real ou o mapeamento está errado? Às vezes a função foi estimada em mais tempo do que consome de fato.
Descubra o que ela deixaria de fazer. Quem está sobrecarregado geralmente já sabe o que é menos importante. A pergunta destrava a conversa melhor que "o que posso tirar de você".
Veja se dá para transferir, não só reduzir. Se alguém está em 47%, existe espaço. E receber uma função nova pode ser desenvolvimento, não punição.
Marque uma data para revisar. Redistribuição sem acompanhamento volta ao que era em duas semanas.
E quem está bem abaixo
Ocupação baixa merece a mesma atenção que a alta, por motivos diferentes.
Pode ser que a pessoa esteja subutilizada e entediada, o que costuma preceder uma saída. Pode ser que ela faça muita coisa que não está mapeada. Ou pode ser que a função dela realmente ocupe menos, e está tudo certo.
As três respostas são possíveis, e você só descobre perguntando.
Por que isso vale a pena
Sobrecarga prolongada não avisa. Ela aparece de uma vez, na forma de um pedido de demissão que pega todo mundo de surpresa, ou de um erro grave em algo que a pessoa nunca errava.
Ver a distribuição antes disso é o que transforma uma surpresa em uma conversa.
Mapeie as funções da sua equipe e veja como a carga está distribuída hoje.
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