O trabalho que não precisa ser seu
Formação, cursos, data de admissão, o que a pessoa fez antes de entrar. Você não sabe nada disso melhor que ela.
Ainda assim, o padrão é o gestor preencher tudo, com o que lembra ou com o que estava na ficha de contratação. O resultado é um cadastro desatualizado que ninguém confia.
Pedir que a própria pessoa confira e complete resolve dois problemas ao mesmo tempo: o dado fica correto, e sai da sua lista.
A autoavaliação muda a conversa
Esse é o ganho maior, e não é sobre economia de tempo.
Quando a pessoa responde as mesmas perguntas que você vai responder sobre ela, aparecem duas visões do mesmo período. E o interessante nunca é onde elas coincidem.
É onde divergem. Se ela se avaliou em 8 no que você deu 5, existe uma diferença de percepção que precisa ser conversada. E é bem melhor descobrir isso antes da conversa do que durante.
O que costuma aparecer
Ela se avalia bem acima. Ou não sabe o que se espera dela, ou está entregando algo que você não está enxergando. As duas hipóteses valem a pergunta.
Ela se avalia bem abaixo. Comum em quem entrega muito. Pode ser autocrítica excessiva, e é conversa que vale ter antes que vire insegurança.
As duas visões batem. Isso também é informação boa. Significa que a expectativa está clara, e a conversa pode ser sobre o próximo passo em vez do passado.
Como pedir sem parecer cobrança
O jeito de convidar importa. "Preencha seus dados" soa como formulário de RH. "Confere se está tudo certo e me conta como você vê seu último período" soa como o que é.
E deixe claro que é parcial: ela pode preencher o que quiser, salvar, e voltar depois. Ninguém responde bem a um formulário longo de uma vez só, no meio do expediente.
O que ela vê e o que não vê
Uma pergunta razoável de quem recebe o link: isso significa que ela vai ver tudo que você anotou sobre ela?
Não. Ela vê os campos que você pediu para conferir e responde a própria autoavaliação. As suas observações continuam suas, a menos que você decida compartilhar.
Essa separação é o que permite que o bloco de notas continue sendo um espaço de trabalho seu, e não um canal de comunicação.
Quando pedir
Uma ou duas semanas antes da conversa de feedback. Tempo suficiente para ela responder sem pressa, e recente o bastante para você usar na preparação.
E se ela não responder, isso também diz algo. Mas costuma ser falta de tempo, não desinteresse. Um lembrete resolve na maioria das vezes.
Peça os dados e a autoavaliação por um link. A pessoa preenche sem precisar de conta.
Pedir revisão