O que o cargo não conta
Uma analista de qualidade faz muito mais do que "análises de qualidade". Ela também treina os novos, responde o cliente quando o problema é técnico, mantém a planilha que todo mundo usa e resolve o equipamento quando trava.
Nada disso está no cargo. E como não está escrito em lugar nenhum, some quando ela sai de férias.
Mapear funções é escrever o que de fato é feito, separado de quem faz.
O que aparece quando você mapeia
Funções sem dono. Coisas que todo mundo assume que alguém faz, e ninguém faz. Costumam ser descobertas quando dão problema.
Funções com dono único. Uma pessoa é a única que sabe. É o teu risco operacional, e num time pequeno costuma haver vários.
Funções acumuladas. Alguém com seis funções enquanto outros têm duas. É como a sobrecarga começa, sem ninguém decidir.
Como mapear sem virar burocracia
Não precisa descrever processo. Uma linha por função, com o nome do que é e quem faz.
Liste o que a área entrega. Não as tarefas, os resultados. "Manter os equipamentos calibrados" em vez de "preencher planilha de calibração".
Atribua a quem faz hoje. Não a quem deveria fazer. A realidade primeiro. O ajuste vem depois.
Marque as que têm uma pessoa só. São as que precisam de um segundo alguém, mesmo que só para o caso de falta.
Função e cargo mudam em ritmos diferentes
O cargo de alguém muda raramente. As funções mudam o tempo todo: um projeto novo aparece, um processo é automatizado, alguém sai e o trabalho se redistribui.
Por isso vale revisar as funções com mais frequência que a estrutura de cargos. Uma vez por semestre já pega a maior parte das mudanças.
Onde isso encontra a capacidade
Depois de mapear, cada função tem um tempo estimado. Somando as funções de cada pessoa, você tem a carga dela.
É aí que o mapeamento deixa de ser documentação e vira instrumento: você passa a ver quem está com mais do que cabe, antes de a conta estourar.
Mapeie as funções da sua área e veja quem está com o quê.
Abrir funções