Como definir níveis quando você nunca fez isso

Comece pelo que já existe

Você já trata as pessoas de forma diferente. Delega mais para uns, acompanha mais de perto outros, chama alguns para decisões que não envolvem todos.

Isso já é uma estrutura de níveis, só que implícita. O trabalho não é inventar do zero. É colocar no papel o que você já faz na prática.

Quem você chama quando o problema é difícil? Essas pessoas estão no topo da escala, seja qual for o nome que você der.

Quem ainda precisa de revisão antes de entregar? Não é demérito. É onde a pessoa está agora.

Quem está entre os dois? Resolve o normal sozinho, traz o excepcional. É o meio da escala, e costuma ser onde está a maioria.

Três respostas, três níveis. É suficiente para começar.

A regra prática: se um nível tem uma pessoa só, e não é porque a equipe é minúscula, provavelmente ele não deveria existir.

Nível serve para agrupar expectativa. Se cada pessoa tem a sua, você não criou níveis. Criou apelidos.

Níveis demais

Assistente I, Assistente II, Analista I, Analista II, Analista III, Especialista, Referência, Coordenador.

Oito níveis para doze pessoas. A diferença entre Analista I e Analista II vira arbitrária.

Níveis suficientes

Assistente, Analista, Especialista, Coordenador.

Quatro degraus com diferença clara entre eles. Cada um comporta várias pessoas.

Uma ou duas frases por nível. Não é descrição de cargo, é a régua que você usa para decidir onde alguém está.

O eixo mais útil é autonomia, porque é observável. Quanto a pessoa resolve sem você? Quanto do trabalho dela precisa passar por revisão?

Evite escrever em termos de qualidade genérica. "Entrega com excelência" não distingue nível nenhum, porque todo mundo deveria entregar bem.

A régua boa é a que permite dois gestores diferentes chegarem ao mesmo nível para a mesma pessoa.

Enquanto o nível diz a maturidade, a área diz onde a pessoa atua. Operações, comercial, laboratório, administrativo.

Os dois são independentes. Você pode ter um especialista em operações e um assistente em operações, assim como um especialista no comercial.

Em equipes pequenas, às vezes existe uma área só. Tudo bem. A estrutura acompanha a realidade, não o contrário.

Você vai errar em alguma coisa na primeira vez, e isso não é problema. Estrutura de níveis não é decisão definitiva.

O que não funciona é adiar por medo de errar. Uma estrutura imperfeita que existe orienta muito mais que uma perfeita que você ainda vai fazer.

Comece com uma estrutura sugerida e ajuste ao que você já pratica.